KỸ NĂNG QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH

Quản lý nói chung chia làm hai cách: quản lý theo quá trình (Management by process – MBP) và quản lý theo mục tiêu (Management by objectives – MBO). Doanh nghiệp thường chọn 1 trong 2 hay kết hợp cả hai.

Một trong tám nguyên tắc của quản lý chất lượng là quản lý theo quá trình.

Quy trình là từ chung thể hiện các bước thực hiện công việc gì đó được viết lại thành văn bản.

Quá trình là tập hợp các hoạt động biến đầu vào thành đầu ra (sản phẩm/dịch vụ). Có nhiều thành phần tạo thành quá trình. Có thể dùng mô hình 4M + E để mô tả các thành phần của quá trình: Man (Người); Machine (máy móc thiết bị, mở rộng ra là cơ sở hạ tầng); Material (Nguyên vật liệu, mở rộng tất cả những gì cần thiết là đầu vào như thông tin, dịch vụ nhà cung ứng, v.v.); Method (phương pháp thực hiện, mở rộng là công nghệ, kỹ thuật, phương pháp, trình tự thực hiện, chỉ số đánh giá, tài liệu hướng dẫn, v.v.); Envirroment (có nghĩa là môi trường xung quanh tác động đến quá trình hay các yếu tố khách quan). Tất nhiên là bao gồm luôn đầu vào và đầu ra của quá trình.

Đề đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu một cách ổn định, không chỉ kiểm tra sản phẩm đầu cuối mà phải kiểm soát tất cả các yếu tố của quá trình sản phầm dịch vụ đó. Do vậy, quy trình làm việc được viết ra mô tả các bước, năng lực, các quyền hạn trách nhiệm, các tài liệu tham khảo, metrics đánh giá, v.v để đào tạo cho nhiều người, nhiều người thực hiện đúng, được kiểm soát tuân thủ quy trình để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra như cam kết với khách hàng một cách ổn định (ví dụ FPT cam kết tỷ lệ bàn giao sản phẩm đúng hạn xung quanh 80%). Không quản lý toàn bộ quá trình thực hiện thì khó có thể luôn đạt mức cam kết 80%.

Thông qua các nghiên cứu về vai trò và tầm quan trọng của việc quản lý theo quy trình tại các doanh nghiệp hiện nay, Viện IBM triển khai chương trình Quản lý theo quy trình với những chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn, giàu tính ứng dụng của Giảng viên là các Chuyên gia tư vấn và giảng dạy giàu kinh nghiệm.